Lektion 19 von 26 · Deine Seite und deine Betriebe · 0:50
CRM: anrufen, nachfassen, abschließen
Die Stimme in diesem Video ist mit KI erzeugt.
Im CRM führst du jeden Betrieb, dem du einen Agenten verkaufen willst, als Karte von „Neu“ bis „Gewonnen“, hältst nach jedem Anruf mit einem Klick das Ergebnis fest und siehst auf einen Blick, wen du heute anrufen musst.
In Kürze
- Alle Betriebe, mit denen du im Gespräch bist, stehen an einem Ort, sortiert nach Stand: von Neu über Nachfassen und Angebot bis Gewonnen.
- Nach jedem Anruf ein Klick aufs Ergebnis. Das CRM zählt deine Versuche und setzt bei „Nicht erreicht“ und „Rückruf vereinbart“ die nächste Wiedervorlage selbst.
- Über den Spalten steht, wer heute dran ist, Überfälliges in Rot. So fällt kein Betrieb durch, nur weil du ihn vergessen hast.
- Du rufst von deinem eigenen Telefon an. Aufgezeichnet wird nichts.
- Das CRM gehört zu jedem Tarif und bleibt deins. Wer sich über einen Zugang anmeldet, sieht es nicht.
Schritt für Schritt
Klick links auf Kunden und oben auf den Reiter CRM. Oben stehen die Zahlen, etwa Leads gesamt, Wiedervorlage fällig und Gewonnen, darunter die Spalten.
Unter den Spalten klickst du auf Lead manuell hinzufügen, trägst Name, E-Mail und Telefon ein und klickst auf Hinzufügen. Die Karte steht danach unter Neu.
Es gibt nur ein Feld für den Namen, schreib Betrieb und Ansprechpartner hinein, etwa „Sanitär Brinkmann, Anna Brinkmann“. Trag die Nummer gleich mit ein, denn Name, Mail und Nummer lassen sich danach nicht mehr ändern.
Zieh eine Karte mit der Maus in eine andere Spalte, oder öffne sie und wähl die Spalte unter Pipeline-Stufe. Gewonnen, Verloren und Unqualifiziert holst du mit Erledigte anzeigen dazu, sie sind sonst ausgeblendet.
Klick auf eine Karte, sie öffnet sich rechts. Der blaue Knopf mit der Nummer und „anrufen“ startet den Anruf auf deinem Handy. Am Rechner klappt das nur, wenn ein Telefon verbunden ist, etwa ein iPhone am Mac, sonst öffnest du das CRM auf dem Handy.
Nach dem Gespräch klickst du unter Anruf-Ergebnis: auf das, was passiert ist. Jeder Klick zählt als Versuch, die Zahl steht mit einem Hörer auf der Karte.
Unter Wiedervorlage legst du fest, wann du wieder anrufst: Morgen, In 3 Tagen, In 1 Woche, In 1 Monat oder ein eigenes Datum. Setz das Datum erst nach dem Ergebnis, denn manche Ergebnisse setzen es neu (Tabelle unten). Was gilt, steht direkt neben „Wiedervorlage“.
In Notiz hinzufügen schreibst du, was du fürs nächste Gespräch brauchst, und speicherst mit Enter oder dem Haken. Alles landet mit Uhrzeit im Verlauf darunter, auch Ergebnisse und Spaltenwechsel.
Zwischen den Zahlen und den Spalten steht die Leiste „… Wiedervorlagen fällig“, Überfälliges rot und mit der Marke „… überfällig“. Ein Klick auf einen Namen öffnet seine Karte, und ist heute nichts fällig, fehlt die Leiste.
Sagt ein Betrieb Ja, stellst du ihn auf Gewonnen und legst ihn unter Kunden mit Kunde anlegen und seiner Demo an. Das CRM macht das nicht von selbst.
Was jedes Ergebnis gleich mit erledigt
| Ergebnis | Spalte | Wiedervorlage |
|---|---|---|
| Erreicht | bleibt | bleibt |
| Nicht erreicht | bleibt | morgen zur selben Uhrzeit |
| Rückruf vereinbart | Nachfassen | in zwei Tagen zur selben Uhrzeit |
| Kein Interesse | Verloren | entfernt |
| Falsche Nummer | Verloren | entfernt |
| Termin gebucht | Termin gebucht | entfernt |
Wofür die Spalten gut sind
Kontaktieren, wenn die Demo raus ist und der erste Anruf ansteht. Nachfassen, wenn ihr im Gespräch seid. Hold für Betriebe, die wollen, aber erst später. Verloren, wenn er nicht will, Unqualifiziert, wenn er grundsätzlich nicht zu deinem Angebot passt.
Beispiel aus der Praxis
Ein Rückruf mit Termin, eine Praxis, die tagsüber nie rangeht
Sanitär Brinkmann. Jonas Weber von Weber KI hat Anna Brinkmann am Montag eine Demo geschickt und sie im CRM unter Kontaktieren abgelegt. Am Dienstag steht unter Demos an ihrer Kachel „Neu: geschrieben“, sie hat also mit der Demo gechattet, und Jonas ruft an. Anna steht auf einer Baustelle: „Rufen Sie Donnerstag nach 15 Uhr an.“ Jonas klickt Rückruf vereinbart. Die Karte springt nach Nachfassen, und die Wiedervorlage steht von selbst auf Donnerstag. Er notiert: „Nach 15 Uhr. Will wissen, ob die Termine in ihrem eigenen Kalender landen.“ Am Donnerstag steht sie oben in der Leiste, beim zweiten Anruf sagt sie Ja. Jonas stellt die Karte auf Gewonnen und legt Sanitär Brinkmann unter Kunden mit ihrer Demo an.
Physio am Markt. In der Praxis geht tagsüber niemand ran, Jonas klickt zweimal Nicht erreicht. Die Karte zeigt zwei Versuche und steht jeweils am nächsten Tag wieder in der Leiste, im Verlauf mit „Nicht erreicht, neuer Versuch morgen“. Beim dritten Mal erreicht er die Rezeption: Die Inhaberin hat mittwochs ab 13 Uhr Zeit. Er klickt Erreicht, setzt den Mittwoch als eigenes Datum und notiert „Mi ab 13 Uhr, Inhaberin direkt“.
Was du am Telefon sagst: Beende jedes Gespräch mit einem festen nächsten Schritt, sonst hast du nichts für die Wiedervorlage: „Darf ich Sie am Donnerstag nach 15 Uhr noch mal anrufen? Bis dahin können Sie die Demo in Ruhe mit Ihrem Team ausprobieren.“ Der Tag kommt in die Wiedervorlage, die Uhrzeit in die Notiz.
Wo es oft hakt
Eine Karte ist verschwunden.
Nach „Kein Interesse“ oder „Falsche Nummer“ liegt sie unter Verloren, und die erledigten Spalten sind ausgeblendet. Klick auf Erledigte anzeigen oder such den Namen im Suchfeld über den Spalten, die Suche zeigt alle Spalten.
Dein Datum ist weg.
„Nicht erreicht“ und „Rückruf vereinbart“ setzen die Wiedervorlage neu, „Termin gebucht“, „Kein Interesse“ und „Falsche Nummer“ löschen sie. Klick erst das Ergebnis, dann das Datum. Was gilt, steht neben „Wiedervorlage“, nicht im Datumsfeld: Das zeigt den alten Tag, bis du die Karte neu öffnest. Einen gebuchten Termin trägst du in deinen eigenen Kalender ein, daran erinnert das CRM nicht.
Kein Knopf zum Anrufen.
In der Karte steht „Keine Telefonnummer hinterlegt“. Nachtragen lässt sich die Nummer nicht: Leg den Betrieb mit Nummer neu an, übertrag wichtige Notizen und lösch die alte Karte unten mit Lead löschen.
Die Kachel zählt mehr als die Leiste.
Wiedervorlage fällig zählt alles bis morgen zur selben Uhrzeit, die Leiste darunter nur, was bis heute Abend dran ist. Wer eben Morgen bekommen hat, steht deshalb schon in der Kachel und erst morgen in der Leiste.
Rot, obwohl der Tag noch läuft.
Rot wird eine Wiedervorlage ab ihrer Uhrzeit: nach einem Knopf oder Ergebnis die Uhrzeit deines Klicks, beim eigenen Datum 12 Uhr. Die vereinbarte Uhrzeit gehört deshalb in die Notiz.
Keine Erinnerung bekommen.
Das CRM schickt keine Mail und keine Nachricht. Was fällig ist, siehst du nur oben im CRM, mach es deshalb zu deinem ersten Klick am Morgen.
Auf der Karte steht nicht, ob er die Demo geöffnet hat.
Bei Betrieben, die du hier selbst anlegst, kennt das CRM die Demo nicht. Sieh unter Demos an der Kachel nach, dort steht „Geöffnet …“, „Geschrieben …“ oder „Noch nicht geöffnet“.
Umsatz (gewonnen) bleibt bei 0 €.
Einen Auftragswert kannst du an der Karte nicht eintragen. Wie viele Betriebe du gewonnen hast, zeigt die Kachel Gewonnen.
Deine Mitarbeiterin findet das CRM nicht.
Das ist Absicht: Wer sich über einen Zugang anmeldet, sieht deine Pipeline nicht, auch nicht der Betrieb mit eigenem Zugang.
So prüfst du, ob es klappt
Leg einen Lead „Test“ mit deiner eigenen Handynummer an, öffne ihn und klick Rückruf vereinbart. Die Karte steht danach unter Nachfassen, und im Verlauf steht „Wiedervorlage automatisch in 2 Tagen gesetzt“.
Wähl beim selben Lead im Datumsfeld neben eigenes Datum den heutigen Tag und schließ die Karte. Oben in der Leiste der fälligen Wiedervorlagen steht jetzt „Test“, ab 12 Uhr in Rot.
Öffne ihn noch einmal und klick Kein Interesse. Die Karte verschwindet aus den Spalten, und wenn du „Test“ ins Suchfeld tippst, steht sie unter Verloren. Danach löschst du sie mit Lead löschen.
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