Lektion 13 von 26 · Beim Kunden live gehen · 0:51
Ein Zugang für den Betrieb
Die Stimme in diesem Video ist mit KI erzeugt.
Unter Konto, Zugänge gibst du den Leuten eines Betriebs einen eigenen Zugang. Sie sehen die Anfragen, Gespräche und Termine dieses Betriebs, nie deine anderen Kunden oder deine Abrechnung. Was sie am Assistenten des Betriebs zusätzlich dürfen, etwa die Öffnungszeiten pflegen, schaltest du je Zugang frei.
In Kürze
- Die Mitarbeiter deines Kunden melden sich mit eigener Adresse und eigenem Passwort an und sehen im Hub, was bei ihrem Betrieb hereinkommt.
- Nutzt der Betrieb das Telefon, rufen sie aus dem Hub zurück und haken Rückrufe ab. Nutzt er den Postfach-Assistenten, senden oder verwerfen sie dort die vorbereiteten Antworten.
- Unter Was darf …? schaltest du je Zugang frei, was über das Tagesgeschäft hinausgeht, etwa Leistungen und Öffnungszeiten oder Wissen pflegen. Das gilt nur für den Assistenten dieses Betriebs. Deine anderen Kunden, Demos, CRM, Tarif und Abrechnung gibt es bei einem Zugang für einen Kunden nie, und weitere Zugänge legst du an.
- Einladung und Links zum Zurücksetzen gehen nur an die Adresse des Zugangs. Du siehst sie nie, so kommt nur die Person selbst hinein.
- Zugänge gibt es ab dem Tarif Partner, dort unbegrenzt viele.
Schritt für Schritt
Klick im Menü auf Konto und oben auf den Reiter Zugänge. Oder unter Kunden in der Karte „Du hast eine Firma gewonnen, was jetzt?“ auf Zugang anlegen.
Unter Jemanden einladen trägst du Name und E-Mail-Adresse der Person beim Betrieb ein.
Bei Wofür gilt der Zugang? wählst du Nur Sanitär Brinkmann. Die Auswahl steht erst da, wenn der Betrieb unter Kunden steht, lad also erst nach der Übergabe ein.
Mein ganzes Konto, alle Kunden ist für dein eigenes Team, denn wer das bekommt, sieht Anfragen, Gespräche und Termine aller deiner Kunden. Für jemanden beim Betrieb ist das zu viel.
Darunter steht Was darf Lisa?: oben fest Immer dabei, also Anfragen, Gespräche und Termine sehen, Rückrufe abhaken und Notizen schreiben, darunter Schalter, alle aus. Soll Lisa etwa die Öffnungszeiten im Sommer selbst umstellen, schalte Leistungen und Öffnungszeiten ein. Dann klick auf Einladen. Die Mail geht direkt an die Adresse, im Betreff steht „Dein Zugang bei Sanitär Brinkmann“.
Unter Vergebene Zugänge steht die Person mit Einladung offen, darunter Adresse, Betrieb und „zuletzt aktiv“. Der Link in der Mail gilt 14 Tage.
Sie klickt in der Mail auf Passwort setzen, gibt zweimal ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen ein und klickt auf Passwort setzen und loslegen. Ab dann meldet sie sich auf der Anmeldeseite mit Adresse und Passwort an, die Adresse der Seite steht in der Mail.
Ohne Schalter stehen bei ihr im Menü nur Start, Hub und Hilfe, darunter die Academy, und der Hub führt direkt zu Sanitär Brinkmann. Sie sieht, was seit der Übergabe beim Betrieb ankam, deine Testgespräche aus der Demo davor nicht. Was du ihr freischaltest, steht auf ihrer Startseite unter Außerdem für dich freigeschaltet, den Assistenten des Betriebs öffnet sie dort oder oben im Hub über Assistent bearbeiten.
Rechts in jeder Zeile steht, solange die Einladung offen ist, Einladung erneut, danach Link zum Zurücksetzen. Immer da sind Was darf Lisa?, Verlauf, Sperren (bei einem gesperrten Zugang Freigeben) und der Papierkorb. Jeder Schalter unter Was darf Lisa? gilt sofort, ohne neue Anmeldung, und steht in ihrem Verlauf.
Sperren meldet die Person sofort ab. Der Papierkorb entfernt den Zugang ganz, sein Verlauf geht dabei mit.
Beispiel aus der Praxis
Die Bürokraft des Betriebs bekommt ihren eigenen Zugang
Jonas Weber von Weber KI hat Sanitär Brinkmann gewonnen und letzte Woche die Demo übergeben. Anna Brinkmann will, dass ihre Bürokraft Lisa Krämer die Anfragen sieht, ohne jeden Morgen bei Jonas nachzufragen. Jonas lädt Lisa ein, mit Nur Sanitär Brinkmann, und Anna selbst genauso. Bei Physio am Markt bekommen die zwei Kräfte am Empfang je einen eigenen Zugang mit Nur Physio am Markt, statt sich ein Passwort zu teilen. Dort ist am Agenten ein Beruf mit Schweigepflicht gewählt, deshalb sehen sie bei jedem Anruf nur Zeitpunkt, Dauer und Ergebnis. Abhaken geht trotzdem.
Lisa ruft eine Woche später an, sie kommt nicht mehr hinein. Jonas klickt bei ihr auf Link zum Zurücksetzen, sie setzt selbst ein neues Passwort. Ihr Passwort erfährt Jonas dabei nicht.
Für Partner
Was du dem Betrieb dazu sagst: „Lisa bekommt heute eine Mail mit dem Betreff ‚Dein Zugang bei Sanitär Brinkmann‘. Darüber setzt sie ihr Passwort, danach meldet sie sich mit ihrer Adresse an. Im Hub sieht sie, was über eure Website und euer Telefon hereinkommt, und hakt Rückrufe ab, wenn sie erledigt sind. Wollt ihr die Öffnungszeiten selbst pflegen, schalte ich Lisa das frei. Alles andere stelle ich ein, sag mir einfach Bescheid. Kommt jemand Neues dazu, schick mir Name und Adresse. Und hört jemand bei euch auf, sag es mir, dann sperre ich den Zugang am selben Tag.“
Wo es oft hakt
Sie sieht „Dieser Bereich ist für dich nicht freigeschaltet“.
Klick bei ihr in der Liste auf Was darf Lisa? und schalte das passende Recht ein, etwa Telefon einstellen für die Begrüßung. Es gilt beim nächsten Klick, ohne neue Anmeldung. Tarif, Abrechnung und deine anderen Kunden gibt es für einen Zugang beim Kunden nie.
Einladen bleibt grau.
Es fehlt der Name, eine Adresse mit @ oder die Wahl bei Wofür gilt der Zugang?.
In der Liste steht „ganzes Konto“ statt des Betriebs.
Entweder wurde Mein ganzes Konto, alle Kunden gewählt, oder du hattest beim Einladen noch keinen Kunden, dann gibt es die Auswahl gar nicht. Die Person sieht so alle deine Kunden. Ändern lässt sich das nicht: Entferne den Zugang mit dem Papierkorb und lad sie mit Nur … neu ein.
„Für … gibt es in diesem Konto schon einen Zugang.“
Eine Adresse kann in deinem Konto nur einen Zugang haben, also für einen Betrieb oder fürs ganze Konto. Sieh in der Liste nach und nimm dort Einladung erneut oder Link zum Zurücksetzen.
Statt des Formulars steht „Im Tarif Start meldest nur du dich an“.
In Chat und Start gibt es nur deine Anmeldung. Über Tarife ansehen wechselst du auf Partner.
Die Einladung ist nicht angekommen.
Sieh zuerst die Adresse in ihrer Zeile an. Ist sie vertippt, lässt sie sich nicht ändern: Papierkorb, dann mit der richtigen Adresse neu einladen. Stimmt sie, klick auf Einladung erneut, das geht auch nach den 14 Tagen. Weiterleiten kannst du den Link nicht, du siehst ihn nie.
Sie landet auf „Dieser Link gilt nicht mehr“.
Meist hat sie ihr Passwort schon gesetzt und den Knopf in der Mail noch einmal geklickt, dann meldet sie sich über Zur Anmeldung an. Steht bei dir noch Einladung offen, war der Link abgelaufen oder aus einer älteren Mail, denn es gilt nur die neueste Einladung. Schick sie erneut.
Sie hat ihr Passwort vergessen.
Auf der Anmeldeseite hilft Passwort vergessen? (Link 60 Minuten gültig), oder du klickst bei ihr auf Link zum Zurücksetzen (24 Stunden).
Sie sieht weniger Gespräche als du.
Das ist richtig so: Ein Zugang für einen Betrieb zeigt nur, was seit der Übergabe ankam, deine Testgespräche aus der Demo nicht.
Sie sieht keine Gespräche, nur „Mitschreiben ist aus“, oder ihre Notiz wird nicht gespeichert.
Einschalten kannst du, unter Agenten im Agenten des Betriebs, oder du schaltest ihr Datenschutz am Assistenten frei. Für den Chat: Karte KI-Agent, links Datenschutz, dann Gesprächsverläufe speichern. Für Anrufe und Notizen: Kachel Telefon, unter Mitschreiben und SMS der Schalter Telefonate mitschreiben. Ist ein Beruf mit Schweigepflicht gewählt, bleibt beides aus.
Oben im Hub steht bei ihr „Kalender des Betriebs nicht verbunden“.
Dann landen Termine noch in deinem Demo-Kalender, und die Meldungen dazu gehen an dich. Öffne den Agenten, klick auf Kalender und schick dem Betrieb den Einladungslink, damit er seinen eigenen Kalender verbindet.
Sie steht vor einer Sperrseite.
„Das Konto braucht noch eine Zustimmung“, „Das Konto ist gerade nicht aktiv“ oder „Beim Konto ist eine Zahlung offen“ betrifft dein Konto. Bei den letzten beiden antworten auch Chat und Telefon des Betriebs nicht. Meld dich an und erledige es, danach geht es für alle sofort weiter.
So prüfst du, ob es klappt
In der Liste steht hinter der Adresse „Sanitär Brinkmann“, nicht „ganzes Konto“.
Einladung offen ist verschwunden, unter Verlauf steht „Zugang eingerichtet“. Hinter „zuletzt aktiv“ steht ihre letzte Anmeldung mit Passwort, direkt nach dem Einrichten also noch „noch nie“.
Leg dir mit einer zweiten eigenen Adresse einen Testzugang mit Nur Sanitär Brinkmann an und melde dich in einem privaten Fenster an. Ohne Schalter siehst du nur Start, Hub, Hilfe und die Academy und keinen anderen Kunden. Schalt dem Testzugang Wissen pflegen ein und lad die Seite neu: Auf der Startseite steht jetzt der Assistent des Betriebs, sonst nichts dazu. Danach entfernst du den Testzugang.
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