Lektion 12 von 26 · Beim Kunden live gehen · 1:13
Datenschutz und der AVV mit dem Betrieb
Die Stimme in diesem Video ist mit KI erzeugt.
Für den Datenschutz beim Kunden brauchst du drei Dinge: einen AVV mit dem Betrieb, die Einstellung, ob und wie lange sein Agent Gespräche speichert, und den fertigen Absatz für seine Datenschutzerklärung.
In Kürze
- Mit uns ist alles geregelt, unseren AVV hast du bei der Anmeldung angenommen.
- Läuft der Betrieb in deinem Konto, schließt du mit ihm einen eigenen AVV. Die Vorlage liegt fertig in der App.
- Am Agenten stellst du ein, ob Gespräche gespeichert werden und wie lange: 30, 90 oder 180 Tage. Danach werden sie automatisch gelöscht.
- Der Absatz für die Datenschutzerklärung des Betriebs passt genau zu dieser Einstellung.
- Bei Praxen, Kanzleien und Steuerberatung wählst du den Beruf aus, dann wird nichts mitgeschrieben. Dazu kommt eine Verschwiegenheitserklärung, die ihr beide unterschreibt.
Die Vorlagen sind eine Arbeitsgrundlage, keine Rechtsberatung.
Schritt für Schritt
Öffne Hilfe, Abschnitt Beim Kunden live gehen: das Rechtliche, und klick auf AVV-Vorlage öffnen. Im Block Auftragsverarbeitungsvertrag holst du den Text mit Kopieren und ersetzt alles in eckigen Klammern, etwa [Firma des Betriebs].
Unter Agenten öffnest du den Agenten des Betriebs und klickst auf die Karte in der Mitte, KI-Agent. Links im Fenster wählst du Datenschutz, am Handy scrollst du dorthin.
Beim Schalter Gesprächsverläufe speichern heißt aus: Der Agent antwortet und legt nichts ab. An heißt: Du kannst nachlesen, worum es ging, und siehst, wer der Interessent war.
Bei Aufbewahrung wählst du 30, 90 oder 180 Tage, gezählt ab der letzten Nachricht eines Gesprächs. Das gilt sofort, ein Speichern-Knopf ist nicht nötig.
Hinter dem Satz „Der Chat gehört in die Datenschutzerklärung des Betriebs.“ klickst du auf Fertigen Textbaustein anzeigen und dann ins Textfeld, so ist alles markiert. Kopier den Text mit Strg+C, am Mac mit Cmd+C.
Ersetz „[E-Mail-Adresse des Betriebs]“ durch die echte Adresse und schick den Absatz an den Betrieb. Er gehört in die Datenschutzerklärung auf seiner Website.
Ein einzelnes Gespräch löschst du unter Gespräche ansehen mit dem Mülleimer und Löschen. Das ist der Weg, wenn jemand die Löschung seiner Daten verlangt. Was beim Betrieb im Kalender oder Postfach liegt, löscht er dort selbst.
Nimmt der Agent Anrufe an, klick auf die Karte Telefon und scroll zu Mitschreiben und SMS. Dort steht der Absatz fürs Telefon, wieder hinter Fertigen Textbaustein anzeigen, und der Schalter Telefonate mitschreiben. Die Frist teilt sich das Telefon mit dem Chat.
Bei einer Praxis, Kanzlei oder Steuerberatung wählst du oben unter Beruf mit Schweigepflicht den Beruf des Betriebs. Dann ist das Speichern gesperrt, und der Absatz wechselt in die Fassung ohne Speichern.
Für diese Betriebe kopierst du unter Vorlagen zusätzlich Verschwiegenheit nach § 203 StGB. Ihr unterschreibt sie beide, bevor du die erste Anfrage des Betriebs zu sehen bekommst.
Beispiel aus der Praxis
Vertrag mit 90 Tagen, bei der Praxis wird nichts mitgeschrieben
Jonas Weber hat Sanitär Brinkmann unter Kunden angelegt. Er füllt die AVV-Vorlage aus und trägt in Ziffer 5 die 90 Tage ein, weil am Agenten 90 Tage eingestellt sind. Dazu kopiert er den Textbaustein, setzt die Mailadresse des Betriebs ein und schickt beides an Anna Brinkmann.
Bei seinem Kunden Physio am Markt wählt Jonas „Anderer Heilberuf (Heilpraktiker, Physio, Hebamme, Pflege)“. Der Agent beantwortet weiter Fragen und bucht Termine, mitgeschrieben wird nichts. Zu AVV und Absatz kommt die Verschwiegenheit, die beide unterschreiben, bevor Jonas die erste Anfrage sieht.
Für Partner
Was du dem Betrieb dazu sagst: „Unterschreib bitte den Vertrag, er regelt, dass ich die Anfragen deiner Website-Besucher nur für dich verarbeite. Den Absatz gibst du dem, der deine Website pflegt, er gehört in deine Datenschutzerklärung. Gespräche bleiben 90 Tage, dann sind sie automatisch weg. Will jemand vorher gelöscht werden, sag mir Bescheid, dann lösche ich das Gespräch sofort.“
Wo es oft hakt
Unter Akquise sind keine Vorlagen.
Ohne Akquise-Zugang zeigt der Menüpunkt nur eine Erklärseite. Der Weg führt über Hilfe und AVV-Vorlage öffnen. Auch Vorlage & Erklärung unter dem Einbau-Code im Hub des Betriebs bringt dich dorthin.
Unter Gespräche steht nichts.
Voreingestellt ist das Speichern nur bei neuen Agenten. Bei älteren steht der Schalter aus, und gespeichert wird erst ab dem Einschalten. Schick dem Betrieb vorher den Absatz mit Speichern, sonst stimmt seine Datenschutzerklärung nicht mehr.
Vertrag oder Absatz nennen die falsche Frist.
Die AVV-Vorlage hat in Ziffer 5 „[90] Tagen“, trag dort die Zahl vom Agenten ein. Der Absatz passt nur zur aktuellen Einstellung: Änderst du Speichern, Frist oder Beruf, kopier ihn neu und schick ihn dem Betrieb noch einmal.
Im letzten Satz steht ein falscher Name.
Der Absatz nimmt den Namen des Agenten, der oben im Fenster steht. Ist das nicht der Firmenname, etwa „Neuer Agent“, ersetz ihn im kopierten Text.
Chat und Telefon stehen doppelt.
Beide Absätze enthalten „Terminvereinbarung“ und den Schlussabsatz zu Auskunft und Löschung. In die Datenschutzerklärung gehört beides nur einmal.
Beruf zurückgenommen, Speichern bleibt aus.
Geht die Auswahl zurück auf „Kein Beruf mit Schweigepflicht“, schaltest du Gesprächsverläufe speichern und Telefonate mitschreiben selbst wieder ein.
Speichern ist aus, und jemand will gelöscht werden.
Ausschalten löscht nichts rückwirkend. Gespeichertes bleibt bis zum Ende der Frist, wird aber nicht mehr angezeigt. Schalte das Speichern kurz ein, lösch das Gespräch und schalte wieder aus. Ist oben ein Beruf gewählt, geht das nicht, dann schreib uns über Hilfe und Zum Support.
Bei einem Anruf bleibt nach dem Löschen etwas stehen.
Der Mülleimer löscht die Umschrift. Kurzfassung, Name und Rückrufnummer am Anruf im Hub des Betriebs bleiben bis zum Ende der Frist. Soll das früher weg, schreib uns über Hilfe und Zum Support, mit der Vorgangsnummer.
Der Betrieb hat ein eigenes Konto.
Dann nimmt er unseren AVV selbst an und findet den Absatz an derselben Stelle. Einen AVV mit ihm brauchst du nur, wenn du in seinem Konto Gespräche oder Kontaktdaten siehst.
Anfragen laufen in deine eigenen Werkzeuge.
Dann brauchst du auch mit deren Anbieter einen AVV. Sauberer ist eine Anbindung direkt in die Werkzeuge des Betriebs.
So prüfst du, ob es klappt
Schreib selbst eine Nachricht ins Chatfenster auf der Website des Betriebs. Unter Gespräche ansehen steht dann das Gespräch, oben mit deiner Frist, etwa „Aufbewahrung 90 Tage“.
Öffne den Textbaustein: Die Tage im Absatz sind die bei Aufbewahrung. Ist das Speichern aus, steht dort „Den Gesprächsverlauf speichern wir nicht.“
Bei einer Praxis steht links im Fenster unter Datenschutz „Schweigepflicht:“ mit dem Beruf, und der Schalter ist grau.
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