Lektion 15 von 26 · Im Alltag · 0:51
Der Hub: alles, was hereinkommt
Die Stimme in diesem Video ist mit KI erzeugt.
Im Hub siehst du an einer Stelle, was beim Assistenten eines Betriebs hereinkommt, vom Chat auf der Website bis zu Anrufen und Mails, und unter Einrichtung liegt der Code für die Website.
In Kürze
- Als Betrieb findest du den Hub im Menü unter „Hub“. Als Partner hat jeder Kunde seinen eigenen, unter „Kunden“.
- Oben siehst du, ob Chat und Telefon eingeschaltet sind und ob ein Kalender zum Buchen dahintersteht.
- Unter „Chat“ liest du die Gespräche von der Website nach, mit Mailadresse und ob gebucht wurde, solange das Mitschreiben an ist.
- Telefon und Postfach haben eigene Reiter, wenn du sie nutzt. Kanäle und Code für die Website liegen unter „Einrichtung“.
- Eingerichtet wird am Assistenten, gearbeitet wird hier.
Schritt für Schritt
Als Betrieb klickst du im Menü auf Hub, bei mehreren Assistenten wählst du einen aus. Als Partner klickst du auf Kunden und dann auf die Zeile des Betriebs.
Oben stehen der Name, der Knopf Assistent bearbeiten und Etiketten wie „Chat an“, „Telefon aus“ und „Kalender verbunden“. Sie zeigen, was eingeschaltet ist und ob gebucht werden kann, aber nicht, ob das Chatfenster schon auf der Website steht.
Darunter stehen Anfragen der letzten 7 Tage, Gespräche im Chat und Nachrichten seit Beginn. Mit Telefon stehen dort Rückrufe offen, Anrufe heute, Anfragen und Minuten im Monat.
Im Reiter Chat stehen oben Gespräche, Nachrichten und Anfragen, darunter die Gespräche selbst, das neueste zuerst. Eine Anfrage ist ein Gespräch, in dem gebucht wurde oder der Assistent die Angaben über eine Anbindung an dich weitergegeben hat.
Jede Zeile zeigt Zeitpunkt, Herkunft wie „Website“, die Mailadresse oder „keine Adresse hinterlassen“ und den Anfang des Gesprächs. „Termin gebucht“ steht an Gesprächen mit Buchung oder mit Weitergabe über eine Anbindung, „intensiv“ an solchen ohne Termin, in denen der Interessent viermal oder öfter geschrieben hat.
Ein Klick auf die Zeile klappt den Verlauf auf, „Interessent“ und „Assistent“ im Wechsel.
Verlangt jemand die Löschung seiner Daten, klickst du an seiner Zeile auf den Papierkorb und dann auf Löschen. Der Verlauf ist dann endgültig weg.
Im Reiter Einrichtung stehen der Teil Telefon und unter Kanäle jeder Weg, über den der Assistent erreichbar ist, etwa das Website-Widget. Unter Einbauen: Code für die Website liegen der Code, Vorschau und QR.
Nutzt du das Telefon, steht vorne der Reiter Anrufe mit der Zahl offener Rückrufe, dazu Auswertung. Mit dem Postfach-Assistenten kommt der Reiter Postfach, als Betrieb mit der Zahl der Antworten, die auf dich warten.
Beispiel aus der Praxis
Montagmorgen im Hub, und ein Kalender, der nicht mehr erreichbar ist
Sanitär Brinkmann. Montag, 7:30 Uhr, Anna Brinkmann öffnet den Hub. Ganz oben im Reiter Chat steht ein Gespräch von Samstagabend mit „Termin gebucht“ und der Mailadresse von Petra Wendt. Sie hat für Dienstag eine Heizungswartung gebucht. Aufgeklappt liest Anna, dass die Therme seit Tagen tropft, und gibt dem Monteur gleich passende Dichtungen mit.
Darunter ein Gespräch mit „intensiv“ und „keine Adresse hinterlassen“: Jemand hat viermal nach Ratenzahlung für eine Badsanierung gefragt. Zurückrufen kann Anna niemanden, aber sie weiß jetzt, welche Antwort ihrem Assistenten fehlt, und trägt sie in die Wissensdatenbank ein.
Weber KI, als Partner. Jonas Weber sieht unter Kunden bei der Dachdeckerei Kaya „Kalender getrennt“, im Hub steht „Kalender nicht erreichbar seit …“. Er klickt auf Assistent bearbeiten und Kalender, liest oben in Rot „Der Kalender ist nicht mehr erreichbar“ und schickt Kaya den Einladungslink, denn verbinden muss der Betrieb mit dem eigenen Konto. Bei Physio am Markt steht „Mitschreiben ist aus“, und das bleibt so: Unter Datenschutz ist „Anderer Heilberuf“ gewählt.
Für Partner
Sag dem Betrieb beim Start: „Die Gespräche von eurer Website kann ich im Hub 90 Tage lang nachlesen, dann löschen sie sich von selbst. Will ein Kunde, dass seine Daten gelöscht werden, sagt mir Bescheid, dann lösche ich sein Gespräch. Schicke ich euch einen Link zum Kalender, meldet euch damit an, sonst landen die Termine nicht in eurem Kalender.“
Wo es oft hakt
„Chat an“, aber im Reiter Chat steht nie etwas.
„Chat an“ heißt nur, dass der Kanal eingeschaltet ist. Öffne die Website: Erscheint dort kein Chatfenster, fehlt der Code. Kopier ihn unter Einbauen: Code für die Website neu, füg ihn ein und veröffentliche die Website neu.
Im Reiter Chat steht „Mitschreiben ist aus“.
Dann wird gezählt, aber nichts behalten. Neue Assistenten schreiben von Anfang an mit, ältere oft noch nicht. Einschalten: Assistent bearbeiten, in der Mitte KI-Assistent (als Partner KI-Agent), links Datenschutz, Schalter Gesprächsverläufe speichern. Was vorher geschrieben wurde, kommt nicht zurück. Kopier danach unter Fertigen Textbaustein anzeigen den Absatz für die Datenschutzerklärung neu.
Der Schalter lässt sich nicht umlegen.
Darüber ist ein „Beruf mit Schweigepflicht“ gewählt, etwa Arzt oder Physio. Dann bleibt das Mitschreiben absichtlich aus. Stimmt die Auswahl nicht, stell sie auf „Kein Beruf mit Schweigepflicht“ und leg den Schalter danach selbst wieder um.
Dein Test steht nicht im Hub.
Was du über Assistent testen (als Partner Agent testen) schreibst, wird weder gezählt noch gespeichert. Schreib auf der Website oder über Vorschau unter Einrichtung und lade den Hub neu.
„Anfragen“ oben und im Reiter Chat sind verschieden.
Oben zählen die letzten 7 Tage, mit Telefon auch die Anrufe, im Reiter nur der Chat seit Beginn. Eine Mailadresse im Gespräch allein ist noch keine Anfrage.
Ältere Gespräche fehlen.
Nach der Frist unter Aufbewahrung (30, 90 oder 180 Tage) werden sie von selbst gelöscht, und die Liste zeigt die letzten 100.
Oben steht nicht „Kalender verbunden“.
Bei „Kein Kalender verbunden“, „Kalender nicht erreichbar seit …“ oder beim Partner „Bucht in deinen Demo-Kalender“ landen keine Termine beim Betrieb. Klick auf Assistent bearbeiten und Kalender: Oben im Fenster steht, was zu tun ist, als Betrieb dein Google- oder Microsoft-Konto verbinden oder unter „Welcher Kalender?“ neu wählen, als Partner dem Betrieb den Einladungslink schicken.
„Kalender ohne Postfach“.
Das Konto hinter dem Kalender hat kein eigenes Postfach, etwa eine web.de-Adresse, die bei Google angemeldet ist. Termine landen im Kalender, aber weder Bestätigung noch Meldung kommt an. Verbinde im Kalenderfenster ein Konto mit echtem Postfach, als Partner über den Einladungslink.
Für Partner:
Am Agenten hängen auch Gespräche aus seiner Demo-Zeit, bis ihre Frist abläuft. Sie zählen oben nicht mit, deshalb kann „Gespräche 0“ über einer Liste stehen, und ein Zugang des Betriebs sieht sie nicht. Im Reiter Postfach siehst du nur Zahlen und Zustand, lesen und senden tut der Betrieb in seinem Postfach oder über seinen Zugang.
So prüfst du, ob es klappt
Oben im Hub stehen „Chat an“ und „Kalender verbunden“. Als Betrieb ist auch „Bucht in deinen Kalender“ in Ordnung.
Öffne die Website, klick auf das Chatfenster und schreib eine echte Frage. Ohne Code auf der Website nimm die Vorschau unter Einbauen: Code für die Website. Das Gespräch ist echt und kostet wie jede Nachricht, nimm für einen Termin deine eigene Adresse.
Lade den Hub neu. Im Reiter Chat steht bei Gespräche eins mehr, und mit Mitschreiben steht dein Gespräch oben in der Liste.
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