Lektion 21 von 26 · Telefon einrichten · 1:39
Telefon einrichten
Die Stimme in diesem Video ist mit KI erzeugt.
Am Agenten des Betriebs unter Telefon beantragst du eine eigene Rufnummer, zeigst dem Betrieb, wie er seine bestehende Nummer dorthin umleitet, wählst Stimme und Begrüßung und rufst ihn zum Testen an. Dann nimmt er die Anrufe an, bei denen im Betrieb niemand rangeht.
In Kürze
- Der Betrieb bekommt eine eigene Rufnummer für den Assistenten. Die bisherige Nummer bleibt, sie wird nur umgeleitet.
- Mit der empfohlenen Umleitung klingelt das Telefon des Betriebs wie immer. Geht dort nach 20 Sekunden niemand ran, nimmt der Assistent ab.
- Stimme und erster Satz sind gewählt, am besten mit dem Betrieb zusammen. Dass eine KI spricht, sagt er von selbst.
- Bevor ein Kunde des Betriebs anruft, rufst du ihn selbst an: im Browser sofort, übers Telefon, sobald die Umleitung steht.
- Er nennt nur freie Zeiten aus dem Kalender des Betriebs und trägt Termine selbst ein. Nutzt der Betrieb auch den Chat, teilen sich beide den Kalender: Was am Telefon vergeben ist, ist im Chat weg.
Schritt für Schritt
Öffne den Agenten des Betriebs (Menü „Agenten“) und klick auf die Kachel Telefon. Unter dem Schalter zeigt eine Liste, was steht und was noch fehlt, jeweils mit einem Knopf dorthin.
Leg den Schalter Am Telefon erreichbar um. Das geht, sobald ein Kalender verbunden ist, und erst danach erscheinen die Abschnitte darunter.
Unter Rufnummer und Umleitung klickst du auf Rufnummer beantragen. Gewerbeanmeldung und das Schreiben vom Finanzamt hat der Betrieb, also klickst du auf Link kopieren und schickst ihm den Link. Er trägt seine Angaben selbst ein, ein Konto braucht er dafür nicht.
Hinter dem Link sieht der Betrieb ein Formular. Name, Anschrift und Website stehen meist schon drin, er prüft sie nur. Neu sind Steuernummer oder Handelsregisternummer, ein Ansprechpartner und die zwei Nachweise als Foto oder PDF bis 10 MB, dann klickt er auf Rufnummer beantragen.
Im Telefonfenster steht jetzt Wird geprüft, das dauert etwa drei Werktage. Danach klickst du auf Stand prüfen, von allein erscheint die Nummer nicht: Ist sie freigegeben, steht sie kurz darauf unter „Leite dein Telefon hierhin um“, mit dem Knopf Kopieren.
Darunter fragt die App: Wo klingelt das Telefon des Betriebs? Fürs Handy klickst du auf Handy, lässt bei Klingeln lassen für 20 Sekunden stehen und schickst dem Betrieb den empfohlenen Code Wenn du nicht rangehst. Er tippt ihn genau so ins Handy und drückt auf Anrufen.
Empfiehl ihm genauso Wenn du gerade telefonierst und Wenn dein Telefon aus ist oder kein Netz hat, die drei schließen sich nicht aus. Klingelt das Telefon des Betriebs im Festnetz, klickst du stattdessen auf Festnetz mit FRITZ!Box, Telekom-Anschluss oder Telefonanlage, je nachdem, was der Betrieb hat, und gibst ihm die Schritte weiter. Macht das sein Anbieter oder seine IT, klick auf Anbieter oder IT des Betriebs macht das und schick dem Betrieb den fertigen Text zum Weitergeben.
Trag unter Deine Rufnummer die bisherige Nummer des Betriebs ein, also die, von der er umleitet. Sie steht in der Terminbestätigung per SMS, damit Anrufer den Betrieb zum Ändern oder Absagen erreichen.
Unter Stimme und Begrüßung wählst du eine Stimme per Klick aufs Gesicht und hörst sie mit Anhören an, am besten mit dem Betrieb zusammen. In Begrüßung schreibst du den ersten Satz oder holst dir mit Vorschläge bis zu drei Entwürfe, und unter „Der Anrufer hört:“ steht, was wirklich gesagt wird.
Unter So rufst du den Assistenten zum Testen an klickst du auf Assistent anrufen und sprichst über das Mikrofon mit ihm, das geht sofort und verbraucht Minuten wie ein echter Anruf. Steht die Umleitung, ruf die Nummer des Betriebs von einem anderen Telefon an und lass es klingeln, ohne dass dort jemand rangeht. Nimmt er nach der eingestellten Wartezeit ab, steht die Umleitung.
Unter Minuten steht, wie viele Minuten dieser Betrieb diesen Monat telefoniert hat und bei welcher Zahl Schluss ist. Mit Minuten für diesen Betrieb begrenzen setzt du bei Bedarf eine eigene Grenze.
Unter Mitschreiben und SMS legst du mit dem Betrieb fest, ob Telefonate mitgeschrieben werden und ob Anrufer danach eine SMS bekommen. Fertigen Textbaustein anzeigen liefert den Absatz dazu, und der gehört in die Datenschutzerklärung des Betriebs, bevor die Umleitung steht.
Beispiel aus der Praxis
Der Betrieb füllt den Link aus, die Werkstatt leitet per FRITZ!Box um
Kfz Lorenz. Jonas Weber schickt dem Inhaber der Werkstatt den Link, der füllt ihn am selben Abend aus. Drei Werktage später klickt Jonas auf „Stand prüfen“ und schickt ihm die neue Nummer. Die Werkstatt telefoniert übers Festnetz, also klickt Jonas auf „Festnetz mit FRITZ!Box“ und schickt dem Inhaber die Schritte, der stellt die Umleitung in seiner FRITZ!Box unter „Rufumleitung“ ein. Vorher hat Jonas den Assistenten mit „Assistent anrufen“ im Browser gehört. Bei seinem Probeanruf übers Handy nimmt in der Werkstatt niemand ab, und nach 20 Sekunden meldet sich der Assistent.
Für Partner
Sag dem Betrieb dazu: „Ich schick dir gleich einen Link. Darin prüfst du eure Anschrift, trägst die Steuernummer ein und lädst die Gewerbeanmeldung und ein Schreiben vom Finanzamt hoch, ein Foto reicht. Die Dateien gehen direkt an den Telefonanbieter, auf der Plattform bleiben sie nicht liegen. Der Link gilt 14 Tage. Nach etwa drei Werktagen habt ihr eine eigene Nummer für den Assistenten, dann melde ich mich und schick dir den Code, mit dem du dein Telefon umleitest. Eure bisherige Nummer bleibt, und euer Telefon klingelt weiter wie immer.“
Wo es oft hakt
Der Schalter lässt sich nicht umlegen.
Ohne Kalender könnte der Assistent am Telefon nur reden. Klick in der Liste auf „Kalender öffnen“ und verbinde ihn.
„Der Link ist abgelaufen“.
Ein Link gilt 14 Tage. Klick auf „Neuen Link anfordern“ und schick ihn dem Betrieb noch einmal.
„Der Anbieter hat abgelehnt“.
Der Grund steht darunter. Klick auf „Neu beantragen“ und lade im neuen Formular eine passende Datei hoch, mit derselben kommt nach drei Werktagen dasselbe Nein.
Seit Tagen „Wird geprüft“.
Nummer und Ablehnung erscheinen erst nach einem Klick auf „Stand prüfen“. „Der Anbieter hat noch nicht entschieden.“ heißt, die Prüfung läuft noch. Steht das nach einer Woche immer noch da, schreib uns unter Hilfe, Support.
Der Assistent nimmt nie ab.
Meist fehlt die Umleitung, dann steht bei „Erster Anruf“ noch „Noch keiner angekommen“. Tipp den Code genau so ab, ohne Leerzeichen, und warte auf die kurze Bestätigung. Der Testanruf aus dem Browser geht an der Umleitung vorbei und beweist hier nichts.
Die Codes sind nicht mehr zu sehen.
Sobald der erste echte Anruf angekommen ist, klappt die Anleitung zu. „Anleitung zum Umleiten anzeigen“ an derselben Stelle holt sie zurück, etwa für ein neues Handy.
Das Telefon des Betriebs klingelt gar nicht mehr.
Meist ist dann „Jeder Anruf, sofort“ eingerichtet. Der Betrieb ruft ##002# an, das hebt alle Umleitungen auf, und richtet danach die drei aus Schritt 6 und 7 neu ein.
Ein zweiter Anrufer hört „gerade ist ein anderes Gespräch in der Leitung“.
Je Assistent nimmt er so viele Gespräche gleichzeitig an, wie dein Tarif erlaubt: bei Start eins, bei Partner drei. Was welcher Tarif erlaubt, steht unter Konto, Abrechnung.
Am Telefon heißt es „Willkommen bei uns“.
Dann fehlt der Name des Betriebs. Trag ihn in der Kachel KI-Agent unter „Wer er ist“ bei „So nennt er den Betrieb“ ein.
Bei Kalender steht rot, dass Rückrufbitten den Betrieb nicht erreichen.
Das verbundene Konto hat dort kein Postfach, etwa eine web.de-Adresse über Google. Lass den Betrieb über den Einladungslink im Kalenderfenster ein Konto verbinden, dessen Adresse zum Anbieter passt.
Bei Minuten steht „Aufgebraucht“.
Bis zum Monatswechsel nimmt keiner deiner Agenten ab. „Minuten nachkaufen“ führt zu den Credits, gekaufte Minuten verfallen nicht. Ist nur die Grenze für diesen Betrieb erreicht, änderst du sie unter „Minuten“.
Ausschalten kostet die Nummer.
Mit „Ausschalten und Nummer abgeben“ ist sie endgültig weg. Der Betrieb löscht dann gleich die Umleitung mit ##002#, sonst hören seine Anrufer nur eine kurze Ansage. Brauchst du nach einem Umzug eine andere Nummer, ist das der Weg: ausschalten, einschalten, neu beantragen (wieder etwa drei Werktage), neu umleiten.
So prüfst du, ob es klappt
Schon bevor die Nummer da ist, hörst du den Assistenten im Browser: im Telefonfenster unter So rufst du den Assistenten zum Testen an auf Assistent anrufen, dasselbe steht unter Kunden beim Betrieb im Reiter Einrichtung. Das verbraucht Minuten, prüft aber nicht die Umleitung.
Ruf nach dem Umleiten die Nummer des Betriebs von einem anderen Telefon an und lass es klingeln, ohne dass dort jemand rangeht. Nach 20 Sekunden meldet sich der Assistent mit der Begrüßung.
Lade danach die Seite des Agenten neu. Im Telefonfenster steht bei „Anrufe kommen an“ das Datum und oben „Bereit für Anrufe“, nach Alles prüfen auch unter der Kachel Telefon.
Passt dazu
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Gib die Website eines Betriebs ein, der Assistent baut sich daraus in unter einer Minute.