Lektion 4 von 26 · Was der Agent weiß · 0:59
Leistungen und Öffnungszeiten
Die Stimme in diesem Video ist mit KI erzeugt.
So legst du für einen Betrieb fest, wann sein Agent Termine anbietet, wie lang sie dauern und was man dort buchen kann. Die Vorschläge kommen aus seiner Website, was davon gilt, stimmst du mit dem Betrieb ab.
In Kürze
- Die Öffnungszeiten des Betriebs stehen Tag für Tag drin, mit Pausen. Nur darin bietet der Agent Termine an, im Chat wie am Telefon.
- Terminregeln für Dauer, Vorlauf und Anfahrt sorgen dafür, dass er nur Termine vergibt, die der Betrieb schafft.
- Leistungen braucht es, wenn Termine verschieden lang sind. Jede hat eigene Dauer, die Wörter der Kunden, einen Preissatz und bis zu drei Fragen vor der Buchung.
- Die Zeiten liest die App von der Website des Betriebs ab, Leistungen schlägt sie passend zu seinem Gewerbe vor. Übernommen wird nur, was du anhakst: Hak nur an, was der Betrieb wirklich anbietet, und frag nach, was nicht auf der Website steht.
Schritt für Schritt
Öffne den Agenten des Betriebs (Menü „Agenten“) und klick auf die Kachel Kalender. Das Kalenderfenster geht auch ohne verbundenen Kalender und speichert alles von selbst.
Unter Öffnungszeiten klickst du auf Von der Website vorschlagen. Vergleich jeden angehakten Tag mit der Spalte „Bisher“, geh die Zeiten mit dem Betrieb durch und klick auf 5 Tage übernehmen (die Zahl folgt deinen Haken).
Ein Klick auf das Kürzel (Mo, Di ...) öffnet oder schließt einen Tag, Uhrzeiten änderst du direkt im Feld. Das Plus daneben („Pause einfügen“) teilt den Tag, aus 07:00 bis 17:00 wird 07:00 bis 12:00 und 13:00 bis 17:00.
Unter Terminregeln wählst du Dauer eines Termins, Frühestens buchbar und bei Bedarf Vorbereitung davor für die Anfahrt. Die Zeile darunter zeigt, was ein Termin dann im Kalender belegt.
Unter Leistungen klickst du auf Leistungen vorschlagen, prüfst den Satz bei „Was macht der Betrieb?“ und klickst auf Vorschläge holen. Nimm den Haken bei allem weg, was der Betrieb nicht anbietet, prüf mit ihm die Dauer (so lange blockt jeder Termin) und klick auf 3 Leistungen übernehmen.
Klapp eine Leistung über den Pfeil auf, prüf Wörter, die Anrufer benutzen und Was du vorher wissen musst und trag bei Was es kostet den Preissatz des Betriebs ein. Was davon nicht auf seiner Website steht, fragst du beim Betrieb nach. Bei der häufigsten Leistung setzt du Nimm das, wenn nichts passt., dann gilt sie, wenn jemand nur „einen Termin“ will.
Unter Was der Agent erfragt klickst du an, was er vor jeder Buchung braucht, etwa die Adresse, oder trägst eine eigene Angabe ein. Die E-Mail-Adresse ist immer dabei.
Beispiel aus der Praxis
Eine Woche mit Mittagspause, die Wartung mit Preis
Sanitär Brinkmann. Auf der Website steht „Mo-Fr 7:00 bis 17:00 Uhr“. Du übernimmst das. Im Gespräch mit dir nennt Anna Brinkmann die Pause am Mittwoch für die Teambesprechung, und du stellst 60 Minuten, einen Tag Vorlauf und 30 Minuten Vorbereitung für die Anfahrt ein. Die Heizungswartung dauert eine Stunde, mit den Wörtern „Therme, Heizung, Wartung, Kundendienst“, dem Preis „Die Wartung einer Gastherme kostet bei uns ab 149 Euro, Öl und Wärmepumpe nach Aufwand.“ und der Frage „Gas, Öl oder Wärmepumpe?“. Komplettbäder macht der Betrieb nicht mehr, also nimmst du den Vorschlag „Komplettbad“ heraus. Bei der Rohrreinigung stellst du in der Leistung Frühestens auf „2 Std.“, ein verstopfter Abfluss wartet nicht bis morgen.
Schreibt abends jemand „Meine Therme müsste mal gewartet werden, geht das nächste Woche?“, erkennt der Agent die Heizungswartung und fragt vor der Buchung, ob Gas, Öl oder Wärmepumpe. Mittwochs nennt er zwischen 12 und 13 Uhr nichts, und der letzte Termin beginnt um 16 Uhr, damit die Wartung um 17 Uhr fertig ist.
Kfz Lorenz. Die Leistung „Hauptuntersuchung“ hat die Wörter „TÜV, Plakette“, und unter „Nur an diesen Tagen“ ist Di gewählt. Wer nach dem TÜV fragt, bekommt nur Dienstage angeboten.
Für Partner
Sag dem Betrieb vorher: „Schick mir eure echten Zeiten mit Pausen, eure Leistungen mit Dauer, was ihr vor einem Termin wissen müsst und was ihr zum Preis sagt. Auf der Website steht davon meist nur ein Teil.“
Wo es oft hakt
Der Vorschlag findet keine Öffnungszeiten.
Oft stehen keine auf der Seite oder nur in einem Bild. Dann fragst du den Betrieb und trägst sie von Hand ein. Ein Notdienst rund um die Uhr zählt bewusst nicht als Öffnungszeit.
Unten steht „Nicht gespeichert“.
Der Grund steht direkt darunter. Bei einer rot markierten Uhrzeit bleiben nur die Öffnungszeiten beim alten Stand, bei der Zeitzone oder beim Empfänger unter „Nach der Buchung“ speichert das ganze Fenster nichts, bis das Feld stimmt.
Das Plus macht keine Mittagspause.
Teilen kann es nur einen Tag ohne Pause, der spätestens um 11 Uhr beginnt und frühestens um 14 Uhr endet. Sonst hängt es hinten einen Zeitraum an, den du im Feld änderst oder mit dem Kreuz entfernst.
„Alles prüfen“ meldet „In 14 Tagen nichts frei“.
Prüf Öffnungszeiten, „Frühestens buchbar“, „Buchbar bis“ und „Termine je Tag“. Stimmt das alles, stehen oft private Termine im Kalender: Klick unter „Verbindung“ auf „Kalender des Kontos anzeigen“ und wähl den, in dem nur Termine des Betriebs stehen.
Eine freie Zeit wird nicht angeboten.
Er nennt höchstens drei Zeiten, über den Tag verteilt, und nur im Takt der Termindauer ab Öffnung, bei 60 Minuten ab 7 Uhr also immer zur vollen Stunde. Fragt ein Kunde gezielt nach 10:30, prüft er genau diese Zeit.
Er nennt keinen Preis.
Er sagt nur, was unter „Was es kostet“ steht. Schreib einen ganzen Satz, keine nackte Zahl.
So prüfst du, ob es klappt
Oben im Kalenderfenster steht bei „Öffnungszeiten“ die Woche des Betriebs in einem Satz, etwa „Mo und Di 07:00-17:00, Mi 07:00-12:00 und 13:00-17:00, Do und Fr 07:00-17:00 Uhr.“ Nur diese Zeiten gelten für Termine, auch bei einem Agenten aus seiner Website.
Mit verbundenem Kalender klickst du auf der Seite des Agenten unten rechts auf Alles prüfen (am Handy nur die Lupe). Die freien Zeiten unter der Kachel Kalender dürfen nicht in einer Pause oder nach Feierabend liegen.
Frag über Agent testen: „Habt ihr nächsten Mittwoch um 12:30 Zeit für eine Heizungswartung?“ Er darf die Pause nicht anbieten. Sagst du zu, ist der Termin echt, nimm also deine eigene Adresse.
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