Lektion 3 von 26 · Loslegen · 0:50
Kalender verbinden
Die Stimme in diesem Video ist mit KI erzeugt.
Als Partner verbindest du zwei Kalender: einmal deinen eigenen für alle Demos, und für jeden Kunden dessen Kalender, den der Betrieb über deinen Einladungslink selbst verbindet.
In Kürze
- Deine Demos vergeben echte Termine. Dein Interessent bekommt Einladung und Bestätigung von deiner Adresse, das überzeugt mehr als eine Zusage im Chat.
- Deine privaten Termine bleiben außen vor, die Demos buchen in einen eigenen Kalender „botbuildr Demos“.
- Sagt ein Betrieb Ja, verbindet er sein Google- oder Microsoft-Konto selbst. Sein Passwort brauchst du nicht.
- Danach bucht derselbe Agent ohne Umbau bei ihm, und Einladung und Bestätigung gehen von seiner Adresse raus.
- Der Kalender gilt für Chat und Telefon des Agenten gleich. Was an einer Stelle vergeben ist, ist an der anderen weg.
Schritt für Schritt
Einmal: dein Kalender für Demos
Geh auf Konto zum Abschnitt Demos und Benachrichtigungen und klick auf der Karte Dein Kalender für Demos auf Kalender verbinden. Auf der nächsten Seite klickst du noch einmal auf Kalender verbinden und meldest dich mit deinem eigenen Google- oder Outlook-Konto an.
Zurück unter Konto steht auf der Karte „Demos buchen in: botbuildr Demos“. Klick auf Testmail an mich senden: Kommt sie an, kommt auch die Bestätigung bei deinen Interessenten an.
Jeder Agent, den du ab jetzt baust, bucht in diesem Kalender. An seiner Kachel Kalender steht dann „dein Demo-Kalender“.
Je Kunde: der Kalender des Betriebs
Sagt ein Betrieb Ja, öffnest du unter Agenten seinen Agenten und klickst auf die Kachel Kalender. Im Fenster Kalender deines Kunden steht unter Verbindung der Einladungslink, kopier ihn mit dem Knopf daneben.
Schick den Link nur an den Betrieb selbst, denn wer ihn hat, kann einen Kalender mit diesem Agenten verbinden. Der Betrieb klickt darin auf Kalender verbinden und meldet sich bei Google oder Microsoft an.
Danach steht an deiner Kachel nicht mehr „dein Demo-Kalender“ oder „bucht in deinen Demo-Kalender“, sondern die Adresse des Betriebs oder der Name seines Kalenders.
Unter Welcher Kalender? klickst du auf Kalender des Kontos anzeigen und wählst den Kalender, in dem nur Termine des Betriebs stehen. Voreingestellt ist sein Hauptkalender, auch nach jedem neuen Verbinden.
Unter Nach der Buchung bleiben Bestätigungsmail nach der Buchung und Den Betrieb bei jeder Buchung benachrichtigen an. Bleibt Empfänger leer, geht die Meldung an die Adresse des verbundenen Kontos, also an den Betrieb.
Beispiel aus der Praxis
Erst der Demo-Kalender, nach dem Ja der Kalender des Betriebs
Jonas Weber von Weber KI hat seinen Demo-Kalender mit der Adresse seiner Agentur verbunden. Er schickt Anna Brinkmann eine Demo für Sanitär Brinkmann, sie bucht abends eine Heizungswartung, und die Einladung kommt wirklich bei ihr an. Eine Woche später sagt Anna Ja. Jonas kopiert den Einladungslink und schreibt ihr zum Beispiel:
Klicken Sie auf den Link und dann auf „Kalender verbinden“. Melden Sie sich mit dem Konto an, in dem Ihre Termine stehen: eine Gmail-Adresse oder Ihre Firmenadresse, wenn sie bei Google Workspace oder Microsoft 365 liegt. Ihr Passwort sehe ich dabei nicht. Danach trägt der Assistent Termine direkt in Ihren Kalender ein, und Ihre Kunden bekommen die Bestätigung von Ihrer Adresse. Fragt Microsoft nach Zugriff auf E-Mails: Das gehört dort zur Erlaubnis, Bestätigungen zu senden. Gelesen werden Ihre Mails nicht, solange Sie den Postfach-Assistenten nicht einschalten.
Bei Kfz Lorenz stehen drei Hebebühnen, unter Terminregeln also 3 bei Gleichzeitige Termine. Nach dem Verbinden steht unter der Kachel „Hauptkalender zählt Privates mit“, denn bei mehreren Plätzen zählt jeder Eintrag im gewählten Kalender. Herr Lorenz legt sich einen Kalender „Werkstatt“ an, Jonas lädt die Seite neu und wählt ihn unter Welcher Kalender? aus.
Wo es oft hakt
Am Agenten steht „nicht verbunden“, obwohl dein Demo-Kalender verbunden ist.
Den Demo-Kalender bekommt ein Agent beim Bauen. Agenten, die du vorher gebaut hast, bekommen ihn nicht nachträglich: Bau die Demo neu oder schick dem Betrieb gleich den Einladungslink.
Deine Interessenten bekommen keine Bestätigung.
Auf der Karte unter Konto steht „Über dieses Konto können keine Mails verschickt werden“. Typisch ist eine web.de- oder GMX-Adresse, die bei Google angemeldet ist und dort kein Postfach hat. Klick auf Trennen und verbinde ein Konto, dessen Postfach bei Google oder Microsoft selbst liegt, am besten eine Adresse auf deiner eigenen Domain. Die kommt zuverlässiger an als Freemail, und deine bestehenden Demos ziehen mit.
Beim Betrieb gehen keine Bestätigungen raus.
Derselbe Fall auf seiner Seite: Im Kalenderfenster steht rot „Bestätigungen und Meldungen gehen nicht raus“. Schick ihm den Link noch einmal, darüber verbindet er mit Anderes Konto verbinden ein passendes Konto.
Du findest „Welcher Kalender?“ nicht.
Solange ein Agent über deinen Demo-Kalender bucht, gibt es die Wahl dort nicht. Sie erscheint, sobald der Betrieb sein eigenes Konto verbunden hat.
Ein neu angelegter Kalender fehlt in der Liste.
Die Liste lädt nur einmal je Seitenaufruf. Lad die Seite neu und klick wieder auf Kalender des Kontos anzeigen.
Der Agent ist beim Kunden live, die Kachel zeigt orange „bucht in deinen Demo-Kalender“.
Der Betrieb hat noch nicht verbunden: Termine landen bei dir, Bestätigungen gehen von deiner Adresse raus. Schick ihm den Einladungslink und trag bis dahin unter Empfänger seine Adresse ein, damit wenigstens die Meldungen bei ihm ankommen. Schon gebuchte Termine bleiben in deinem Demo-Kalender.
Der Link ging an die falsche Person.
Klick auf Neuen Link erzeugen, der alte gilt danach nicht mehr. Hat die Person schon einen Kalender verbunden, klick zusätzlich auf Kalender trennen.
Die Kachel zeigt „gestört, bucht nichts“.
Was fehlt, steht rot im Kalenderfenster. Bei „Der Kalender ist nicht mehr erreichbar“ wurde meist der Zugriff im Google- oder Microsoft-Konto entzogen: Schick dem Betrieb den Link noch einmal, er klickt dort auf Kalender neu verbinden, danach wählst du wieder seinen Kalender. Bei „Der gewählte Kalender ist nicht mehr da“ wählst du ihn unter Welcher Kalender? neu, ohne Link. Ist es dein Demo-Kalender, zeigt die Karte unter Konto den Knopf, der ihn repariert, danach laufen alle Demos wieder.
Eine Anbindung für Termine steht auf „pausiert, Kalender ist verbunden“.
Das ist Absicht: Mit verbundenem Kalender bucht der Agent nur noch dort.
So prüfst du, ob es klappt
Unter Konto steht auf der Karte deine Adresse in Grün und „Demos buchen in: botbuildr Demos“, und die Testmail kommt an.
Klick an einem Agenten unten rechts auf Alles prüfen. Unter der Kachel Kalender stehen danach die nächsten freien Zeiten, etwa „Frei: Di 06.10.: 09:00, 10:30“.
Hat der Betrieb verbunden, steht oben im Kalenderfenster Bereit für Buchungen, und beim Punkt Kalender „Bucht im Kalender …“ mit seiner Adresse.
Passt dazu
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Selbst ausprobieren?
Gib die Website eines Betriebs ein, der Assistent baut sich daraus in unter einer Minute.