Lektion 14 von 19 · Telefon einrichten · 1:32
Telefon einrichten
Die Stimme in diesem Video ist mit KI erzeugt.
Am Assistenten unter Telefon beantragst du eine eigene Rufnummer, leitest deine bestehende Nummer dorthin um und wählst Stimme und Begrüßung, damit er die Anrufe annimmt, bei denen du nicht rangehst.
In Kürze
- Der Betrieb bekommt eine eigene Rufnummer für den Assistenten. Die bisherige Nummer bleibt, sie wird nur umgeleitet.
- Mit der empfohlenen Umleitung klingelt dein Telefon wie immer. Gehst du nach 20 Sekunden nicht ran, nimmt der Assistent ab.
- Stimme und erster Satz sind gewählt. Dass eine KI spricht, sagt er von selbst.
- Bevor ein Kunde anruft, rufst du ihn selbst an: im Browser sofort, übers Telefon, sobald die Umleitung steht.
- Er nennt nur freie Zeiten aus deinem Kalender und trägt Termine selbst ein. Nutzt du auch den Chat, teilen sich beide den Kalender: Was am Telefon vergeben ist, ist im Chat weg.
Schritt für Schritt
Öffne deinen Assistenten (Menü „Mein Assistent“) und klick auf die Kachel Telefon. Unter dem Schalter zeigt eine Liste, was steht und was noch fehlt, jeweils mit einem Knopf dorthin.
Leg den Schalter Am Telefon erreichbar um. Das geht, sobald ein Kalender verbunden ist, und erst danach erscheinen die Abschnitte darunter.
Unter Rufnummer und Umleitung klickst du auf Rufnummer beantragen und dann auf Jetzt ausfüllen. Liegen Gewerbeanmeldung und das Schreiben vom Finanzamt bei jemand anderem, etwa im Büro, schick ihm mit Link kopieren den Link. Ein Konto braucht er dafür nicht.
Im Formular stehen Name, Anschrift und Website meist schon drin, du prüfst sie nur. Neu sind Steuernummer oder Handelsregisternummer, ein Ansprechpartner und die zwei Nachweise als Foto oder PDF bis 10 MB, dann klickst du auf Rufnummer beantragen.
Im Telefonfenster steht jetzt Wird geprüft, das dauert etwa drei Werktage. Danach klickst du auf Stand prüfen, von allein erscheint die Nummer nicht: Ist sie freigegeben, steht sie kurz darauf unter „Leite dein Telefon hierhin um“, mit dem Knopf Kopieren.
Darunter fragt die App: Wo klingelt dein Telefon? Fürs Handy klickst du auf Handy, lässt bei Klingeln lassen für 20 Sekunden stehen, tippst den empfohlenen Code Wenn du nicht rangehst genau so ins Handy und drückst auf Anrufen.
Richte genauso Wenn du gerade telefonierst und Wenn dein Telefon aus ist oder kein Netz hat ein, die drei schließen sich nicht aus. Klingelt dein Telefon im Festnetz, klickst du stattdessen auf Festnetz mit FRITZ!Box, Telekom-Anschluss oder Telefonanlage und folgst den Schritten dort. Macht das dein Anbieter oder eure IT, klick auf Mein Anbieter oder meine IT macht das und schick ihnen den fertigen Text.
Trag unter Deine Rufnummer deine bisherige Nummer ein, also die, von der du umleitest. Sie steht in der Terminbestätigung per SMS, damit Anrufer dich zum Ändern oder Absagen erreichen.
Unter Stimme und Begrüßung wählst du eine Stimme per Klick aufs Gesicht und hörst sie mit Anhören an. In Begrüßung schreibst du den ersten Satz oder holst dir mit Vorschläge bis zu drei Entwürfe, und unter „Der Anrufer hört:“ steht, was wirklich gesagt wird.
Unter So rufst du deinen Assistenten zum Testen an klickst du auf Assistent anrufen und sprichst über das Mikrofon mit ihm, das geht sofort und verbraucht Minuten wie ein echter Anruf. Steht die Umleitung, ruf deine Nummer von einem anderen Telefon an, etwa vom Handy, und geh nicht ran. Nimmt er nach der eingestellten Wartezeit ab, steht die Umleitung.
Unter Minuten steht, wie viele Minuten dieser Betrieb diesen Monat telefoniert hat und bei welcher Zahl Schluss ist. Mit Minuten für diesen Betrieb begrenzen setzt du bei Bedarf eine eigene Grenze.
Unter Mitschreiben und SMS legst du fest, ob Telefonate mitgeschrieben werden und ob Anrufer danach eine SMS bekommen. Fertigen Textbaustein anzeigen liefert den Absatz dazu, und der gehört in deine Datenschutzerklärung, bevor die Umleitung steht.
Beispiel aus der Praxis
Das Handy klingelt weiter, nach 20 Sekunden geht der Assistent ran
Sanitär Brinkmann. Anna Brinkmann ist tagsüber auf Baustellen, ihr Handy klingelt oft, wenn sie gerade unter einer Spüle liegt. Sie klickt auf „Rufnummer beantragen“ und „Jetzt ausfüllen“, fotografiert die Gewerbeanmeldung und den Bescheid über ihre Steuernummer und schickt beides ab. Drei Werktage später klickt sie auf „Stand prüfen“, und die Nummer ist da. Sie tippt die drei Codes ins Handy und trägt ihre Handynummer unter „Deine Rufnummer“ ein. Mit „Assistent anrufen“ hört sie ihn gleich im Browser, und vom Festnetz im Büro ruft sie ihr Handy an und geht nicht ran: Nach 20 Sekunden meldet sich der Assistent.
Als Begrüßung schreibt sie „Sanitär Brinkmann, guten Tag, hier ist Julia. Was kann ich für Sie tun?“ und wählt die Stimme Julia. Unter „Der Anrufer hört:“ sieht sie, dass der Assistent „Ich bin die digitale KI-Assistentin“ selbst eingefügt hat.
Am nächsten Morgen ruft Petra Wendt wegen ihrer tropfenden Therme an. Annas Handy klingelt wie immer, sie kommt nicht ran. Nach 20 Sekunden meldet sich der Assistent, nennt freie Zeiten aus Annas Kalender und trägt die Heizungswartung für Dienstag ein.
Wo es oft hakt
Der Schalter lässt sich nicht umlegen.
Ohne Kalender könnte der Assistent am Telefon nur reden. Klick in der Liste auf „Kalender öffnen“ und verbinde ihn.
„Der Link ist abgelaufen“.
Ein Link gilt 14 Tage. Klick auf „Neuen Link anfordern“ und füll ihn aus.
„Der Anbieter hat abgelehnt“.
Der Grund steht darunter. Klick auf „Neu beantragen“ und lade im neuen Formular eine passende Datei hoch, mit derselben kommt nach drei Werktagen dasselbe Nein.
Seit Tagen „Wird geprüft“.
Nummer und Ablehnung erscheinen erst nach einem Klick auf „Stand prüfen“. „Der Anbieter hat noch nicht entschieden.“ heißt, die Prüfung läuft noch. Steht das nach einer Woche immer noch da, schreib uns unter Hilfe, Support.
Der Assistent nimmt nie ab.
Meist fehlt die Umleitung, dann steht bei „Erster Anruf“ noch „Noch keiner angekommen“. Tipp den Code genau so ab, ohne Leerzeichen, und warte auf die kurze Bestätigung. Der Testanruf aus dem Browser geht an der Umleitung vorbei und beweist hier nichts.
Die Codes sind nicht mehr zu sehen.
Sobald der erste echte Anruf angekommen ist, klappt die Anleitung zu. „Anleitung zum Umleiten anzeigen“ an derselben Stelle holt sie zurück, etwa für ein neues Handy.
Dein Telefon klingelt gar nicht mehr.
Meist ist dann „Jeder Anruf, sofort“ eingerichtet. Ruf ##002# an, das hebt alle Umleitungen auf, und richte danach die drei aus Schritt 6 und 7 neu ein.
Ein zweiter Anrufer hört „gerade ist ein anderes Gespräch in der Leitung“.
Je Assistent nimmt er so viele Gespräche gleichzeitig an, wie dein Tarif erlaubt: bei Start eins, bei Partner drei. Was welcher Tarif erlaubt, steht unter Konto, Abrechnung.
Am Telefon heißt es „Willkommen bei uns“.
Dann fehlt der Name des Betriebs. Trag ihn in der Kachel KI-Assistent unter „Wer er ist“ bei „So nennt er den Betrieb“ ein.
Bei Kalender steht rot, dass Rückrufbitten den Betrieb nicht erreichen.
Das verbundene Konto hat dort kein Postfach, etwa eine web.de-Adresse über Google. Verbinde im Kalenderfenster ein Konto, dessen Adresse zum Anbieter passt.
Bei Minuten steht „Aufgebraucht“.
Bis zum Monatswechsel nimmt keiner deiner Assistenten ab. „Minuten nachkaufen“ führt zu den Credits, gekaufte Minuten verfallen nicht. Ist nur die Grenze für diesen Betrieb erreicht, änderst du sie unter „Minuten“.
Ausschalten kostet die Nummer.
Mit „Ausschalten und Nummer abgeben“ ist sie endgültig weg. Lösch dann gleich die Umleitung mit ##002#, sonst hören deine Anrufer nur eine kurze Ansage. Brauchst du nach einem Umzug eine andere Nummer, ist das der Weg: ausschalten, einschalten, neu beantragen (wieder etwa drei Werktage), neu umleiten.
So prüfst du, ob es klappt
Schon bevor die Nummer da ist, hörst du den Assistenten im Browser: im Telefonfenster unter So rufst du deinen Assistenten zum Testen an auf Assistent anrufen, dasselbe steht im Hub im Reiter Einrichtung. Das verbraucht Minuten, prüft aber nicht die Umleitung.
Ruf nach dem Umleiten von einem anderen Telefon deine bisherige Nummer an und geh nicht ran. Nach 20 Sekunden meldet sich der Assistent mit deiner Begrüßung.
Lade danach die Seite deines Assistenten neu. Im Telefonfenster steht bei „Anrufe kommen an“ das Datum und oben „Bereit für Anrufe“, nach Alles prüfen auch unter der Kachel Telefon.
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