Lektion 18 von 19 · Postfach-Assistent · 0:58
Postfach-Assistent einrichten
Die Stimme in diesem Video ist mit KI erzeugt.
Der Postfach-Assistent ordnet neue Mails in deinem Outlook-Postfach ein und legt Antworten als Entwurf bereit, die erst rausgehen, wenn du sie freigibst.
In Kürze
- Jede neue Mail bekommt eine Art: Anfrage, Termin, Rechnung, Rückfrage zu einem Auftrag, Werbung oder Sonstiges. Die Art siehst du im Hub unter Postfach. Dringendes markiert er auch in Outlook, so siehst du morgens zuerst, was brennt.
- Auf Anfragen und Terminwünsche liegt eine Antwort unter Entwürfe bereit, mit dem Wissen deines Assistenten und bei Terminwünschen mit freien Zeiten aus seinem Kalender.
- Werbung und Newsletter wandern in einen Ordner „Werbung“. Alles andere bleibt im Posteingang.
- Er sendet nichts von selbst, löscht nichts und leitet nichts weiter. Betreff, Absender und Text speichern wir nicht.
- Er arbeitet mit Postfächern bei Microsoft (Outlook, Microsoft 365), auch mit einem geteilten wie info@. Credits verbraucht er nicht, er ist mit dem Platz bezahlt.
Schritt für Schritt
Öffne unter Mein Assistent deinen Assistenten und klick auf die Kachel Postfach. Vor dem Buchen trägt sie ein Schloss, darunter steht der Preis.
Im Fenster Postfach-Assistent klickst du auf Dazubuchen und wählst Monatlich oder Jährlich. Unter Postfächer stellst du ein, wie viele du verbinden willst, je Postfach ein Platz.
Setz den Haken unter der Übersicht und klick auf Jetzt zahlungspflichtig bestellen. Nach der Zahlung bist du zurück im Fenster, und nach ein paar Sekunden steht dort „Danke, … gebucht“.
Unter Welches Postfach soll der Assistent bedienen? lässt du für dein eigenes Postfach Das Postfach, mit dem ich mich bei Microsoft anmelde stehen. Ist info@ bei euch ein geteiltes Postfach ohne eigenes Passwort, wählst du Ein geteiltes Postfach, etwa info@ und trägst die Adresse ein.
Klick auf Postfach verbinden und melde dich bei Microsoft mit dem Konto genau dieses Postfachs an. Für ein geteiltes Postfach nimmst du dein eigenes Konto, es braucht Vollzugriff auf info@.
Zurück im Fenster steht „Das Postfach ist verbunden“ und beim Postfach Aus. Verbunden heißt noch nicht eingeschaltet, bis hierhin liest er nichts.
Klick auf Einschalten und lies, was er liest, was bei uns bleibt und was er nie tut. Ist es das Postfach einer Mitarbeiterin, sag es ihr vorher, dann setz den Haken „Ich darf über dieses Postfach verfügen …“ und klick noch einmal auf Einschalten.
Das Etikett springt auf Liest mit. Ab jetzt liest er neue Mails, ältere lässt er, wie sie sind.
Klick beim Postfach auf Signatur hinterlegen und dann auf Aus der Website vorschlagen. Hak die passenden Zeilen aus Impressum und Kontaktseite an, klick auf In das Feld übernehmen und dann auf Speichern.
Beispiel aus der Praxis
Ein geteiltes Postfach für Anfragen, ein zweites für Rechnungen
Bei Sanitär Brinkmann kommen Kundenanfragen an [email protected], ein geteiltes Postfach in Microsoft 365, das Anna Brinkmann und Lisa im Büro lesen. Anna bucht einen Platz, wählt Ein geteiltes Postfach, etwa info@, meldet sich mit ihrem eigenen Konto an, schaltet ein und übernimmt die Signatur aus dem Impressum.
Am nächsten Morgen fragt Petra Wendt nach der Wartung ihrer Therme. Die Mail ist als Termin eingeordnet, und in Annas Entwürfen liegt eine Antwort mit „Folgende Termine sind noch frei:“ und mehreren Zeiten aus dem Kalender, Absender info@. Der Newsletter vom Großhandel liegt im Ordner Werbung. Anna gibt die Antwort frei. Schreibt Frau Wendt zurück, welche Zeit passt, trägt Anna den Termin ein, denn über die Mail selbst wird nichts gebucht.
In der Kfz-Werkstatt Lorenz gehen Kundenanfragen an service@ und Lieferantenrechnungen an rechnung@. Der Inhaber bucht zwei Plätze, verbindet service@ und danach rechnung@ über Weiteres Postfach an diesem Assistenten. In rechnung@ bekommen die Rechnungen die Art Rechnung und bleiben im Posteingang. Entwürfe schreibt er dort nur, wenn doch einmal eine Anfrage hereinkommt.
Wo es oft hakt
Verbunden, aber er ordnet nichts ein.
Steht beim Postfach Aus, klick auf Einschalten. Fehlt dafür ein freier Platz, oder steht dort „Kein Platz frei“ oder „Pausiert“, nennt der Satz darunter, was fehlt, mit dem Weg dorthin.
„Kein Outlook-Postfach“.
Das Microsoft-Konto läuft auf eine Adresse von web.de, GMX oder einem anderen Anbieter, die Mails liegen also gar nicht bei Microsoft. Verbinde das Konto, mit dem du deine Mails in Outlook liest. Ein Postfach bei Google lässt sich nicht verbinden, dein Kalender darf aber bei Google bleiben.
Microsoft verlangt die Zustimmung eines Administrators.
Das liegt an den Einstellungen deines Microsoft 365, im kleinen Betrieb ist der Administrator meist der Inhaber selbst. Er meldet sich einmal mit seinem Administratorkonto an und stimmt im Namen der Organisation zu, danach verbindest du das richtige Postfach. Die Schritte stehen in der Hilfe unter „Firmenkonto mit Microsoft 365“, der Link steht auch im Fenster.
„Dein Microsoft-Konto kommt nicht in das geteilte Postfach.“
Trag dein Konto im Microsoft 365 Admin Center unter Teams und Gruppen, Freigegebene Postfächer, beim Postfach unter Mitglieder ein. Warte ein paar Minuten und verbinde noch einmal.
Die Entwürfe für info@ liegen nicht in info@.
Sie liegen in Outlook bei der Person, die sich angemeldet hat, unter Entwürfe, mit info@ als Absender. Das steht auch im Fenster unter der Adresse. Wer sonst im Büro mitarbeitet, sieht und sendet sie mit eigenem Zugang im Hub unter Postfach.
Microsoft hat das falsche Konto genommen.
Bist du bei Microsoft schon angemeldet, nimmt es oft still dieses Konto, beim zweiten Postfach heißt es dann „schon verbunden“. Meld dich dort ab oder öffne ein privates Fenster und verbinde noch einmal. Ein falsch verbundenes Postfach, etwa das des Administrators, trennst du unter Alle Postfächer.
Eine Mail wurde nicht eingeordnet.
Er sieht nur, was nach dem Einschalten neu im Posteingang ankommt. Mails, die eine Outlook-Regel sofort in einen Unterordner legt, und Mails von der eigenen Adresse lässt er liegen.
Im Entwurf stehen keine freien Zeiten.
Zeiten nimmt er nur aus dem Kalender deines Assistenten und nur bei der Art Termin. Klick auf Alles prüfen: Steht unter der Kachel Kalender ein Fehler, verbinde ihn dort neu, steht „nichts frei“, prüf die Öffnungszeiten.
„Verbindung unterbrochen“.
Microsoft hat die Anmeldung beendet, etwa nach einer Passwortänderung. Klick im Fenster auf Neu verbinden, danach liest er weiter wie vorher.
So prüfst du, ob es klappt
An der Kachel Postfach stehen deine Adresse und „liest mit“, im Fenster beim Postfach Liest mit.
Schick dir von einer anderen Adresse, etwa vom Handy, eine Mail mit einem Terminwunsch und lade die Seite nach spätestens einer Viertelstunde neu. Dann steht an der Kachel „1 wartet auf dich“, und in Outlook liegt unter Entwürfe die Antwort mit freien Zeiten und deiner Signatur.
Klick auf der Seite deines Assistenten auf Alles prüfen. Unter der Kachel Postfach steht danach „Zuletzt eingeordnet: …“.
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